Vacances et pécule de vacances – Mes salariés y ont-ils droit ?

Les droit aux vacances annuelles et au pécule de vacances sont liés. En effet, un travailleur lié par un contrat de travail et ayant perçu de la rémunération en N-1 a automatiquement droit à un pécule et aux jours de vacances correspondants.

Ex: un travailleur occupé à temps plein dans un régime de 5jours/sem en N-1 a droit à 4 semaines de vacances en année N.

Un pécule de vacances, qu’est-ce que c’est?

Le pécule de vacances consiste en deux éléments payés par l’employeur:

  • Le pécule simple: maintien de la rémunération durant les jours de vacances.
  • Le pécule double : « prime » payée au moment de la prise des vacances principales ou entre mai et juin.

Attention, cette règle n’est valable que pour les employés. Pour les ouvriers les pécules simple et double sont payés en une seule fois par l’ONVA aux alentours de mai. Au moment où ils prennent leurs congés réels, ils ne perçoivent donc pas de rémunération.

Comment le pécule est-il calculé ?

Pour les employés, le pécule est calculé comme suit:

  • Simple pécule: montant de la rémunération de base
  • Double pécule: Correspond à 92% de votre rémunération brute du mois (certaines primes et atn sont compris dans ce calcul).

Et en cas de changement d’employeur ?

Un employé qui change d’employeur N-1 reçoit au moment de son départ un pécule de départ et une attestation de vacances. Cette attestation doit être remise au nouvel employeur afin de pouvoir calculer le nombre de jours de vacances promérités en N-1. Il devra également déduire le montant du pécule perçu en N-1 pour l’année N.

Dernière ligne droite pour changer de secrétariat social

Si vous êtes affilié auprès d’un secrétariat social agréé et que vous souhaitez mettre fin à votre contrat, vous devez, dans la majorité des cas, envoyer votre renon avant le 30/06/2020 pour être libéré au 01/01/2021. Passé cette date, vous resterez lié jusqu’au 01/01/2022.

Pourquoi choisir Esapi ?

Chez Esapi, nous l’avons bien compris, les dirigeants de PME ont beaucoup d’autres tâches à gérer en plus de la gestion administrative de leur personnel. Une tâche plutôt chronophage qui demande énormément d’énergie. Bien plus qu’un simple bureau de gestion sociale, ESAPI vous propose, en fonction de vos besoins, de multiples services RH afin de vous libérer un maximum de temps pour votre activité principale. Tout cela, peu importe votre secteur d’activité.

Notre priorité ? Vous fournir un service sur mesure, adapté à vos besoins. Pour y parvenir, nous convenons ensemble des modalités de fonctionnement lors d’un audit de votre entreprise.

Nos atouts :

  • Une seule personne de contact pour toutes les questions que vous vous posez. Vous ne devez donc pas contacter de multiples services pour répondre à vos questions.
  • Un délai de réponse court.
  • Un service proactif. Vous serez tenu informé des actualités liées à votre secteur.  
  • Un service 100% personnalisé et de proximité, adapté à vos besoins.
  • Un tarif all in, sans surprise.

De plus, en tant que bureau de gestion sociale, nous bénéficions d’une plus grande flexibilité dans la gestion de votre dossier.

Comment procéder ?

La lourdeur administrative liée à un changement de secrétariat social vous fait peur ? Pas de panique, on s’occupe de tout pour vous !

Vous êtes un nouvel employeur ?

Vous n’avez pas encore engagé de personnel mais l’envisagez dans un avenir plus ou moins proche? Contactez-nous pour plus de renseignements sur l’engagement de personnel, les démarches administratives à effectuer ou simplement pour un premier contact !

Pour plus de renseignements : info@esapi.be

Un congé parental spécial Corona

Pour qui ?

Pour tous les parents d’au moins 1 enfant (qui n’a pas encore atteint l’âge de 12 ans ou 21 ans pour les enfants porteurs d’un handicap) occupés à temps plein ou minimum à 75% d’une occupation à temps plein. Le travailleur doit également être lié par un contrat de travail depuis au moins 1 mois avec son employeur actuel.  Le congé parental corona est ouvert aux 2 parents en même temps et s’applique également aux parents adoptifs et aux parents d’accueil.

Attention, le congé parental corona ne peut être pris sans l’accord de l’employeur.

Quand prendre ce congé ?

Entre le 01/05/2020 (avec effet rétroactif) et le 30/06/2020.

Comment ?

Plusieurs possibilités :

  • Pour les travailleurs occupés à temps plein: congé à mi-temps ou à un cinquième-temps.
  • Pour les travailleurs occupés à 3/4 temps : congé à mi-temps.

Le congé peut être pris pour toute la durée de la mesure, mois par mois ou semaine par semaine (ou une combinaison des deux formules). De façon continue ou non. Pour ceux qui bénéficient déjà du congé parental ordinaire, le congé corona n’est pas déduit de celui-ci. Il est donc possible de convertir ou de suspendre son congé parental classique au profit du congé parental corona.

Comment introduire la demande ?

La demande peut être introduite à l’employeur au minimum 3 jours avant la date de début de congé, soit:

  • Par courrier recommandé
  • Par remise d’un écrit (en double exemplaire avec signature de l’employeur pour accusé de réception)
  • Par mail avec accusé de réception

Le courrier doit contenir la date de début et date de fin du congé ainsi que la formule choisie (mi-temps ou un cinquième temps)

La notification de décision de l’employeur doit être effectuée dans un délais de 6 jours ouvrables suivant la demande (et au plus tard avant le début du congé). Elle est envoyée par écrit ou par voie électronique avec accusé de réception. La procédure reste la même en cas de conversion d’un congé parental en congé parental corona.

La demande d’allocation doit être introduite à l’ONEM au plus tard un mois après le début du congé (actuellement il n’est cependant pas encore possible d’introduire sa demande d’allocation).

Quel est le montant de l’indemnité?

L’allocation congé parental corona est égale à l’allocation en cas de congé parental normal, augmentée de 25%.

NB: L’article ci-dessus peut être soumis à des modifications en fonction du texte qui sera publié au moniteur. La communication du cabinet du ministre est prévue aux alentours du 12/05.

Sources:

Un contingent adapté aux mesures corona pour les étudiants.

Si vous travaillez avec des étudiants, vous bénéficiez, en tant qu’employeur, de cotisations sociales réduites, appelées cotisations de solidarité, pour 475 heures de travail/année civile.

Suite aux mesures liées au Corona, et afin d’aider les entreprises à surmonter la crise sanitaire actuelle, le Conseil des Ministres a décidé que les heures prestées par les étudiants entre le 01/04/2020 et le 30/06/2020 ne seront pas déduites dudit contingent. Cette mesure concerne tous les étudiants peu importe le secteur d’activité.

En résumé, sur l’année civile 2020, les étudiants pourront dépasser 475 heures de prestation annuelle tout en bénéficiant de cotisations de solidarités (tant pour l’employeur que pour le travailleur).

Student@work, l’application destinée aux étudiants sera mise à jour dans les meilleurs délais.

Attention, si l’étudiant dépasse un certain plafond de rémunération, il risque de ne plus être considéré comme fiscalement à charge de ses parents. Il peut aussi perdre le droit aux allocations familiales. Le gouvernement travaille actuellement sur une modification des règles actuelles pour éviter ce genre de désagrément.

Pour plus de renseignements sur le travail étudiant, n’hésitez pas à prendre contact avec nous : info@esapi.be

Les employeurs face au Coronavirus

Depuis son apparition en Chine au mois de décembre, le coronavirus se propage un peu partout dans le monde. Actuellement, plusieurs cas ont été constatés en Belgique. Le lien suivant vous permet de suivre son évolution en temps réel :

https://gisanddata.maps.arcgis.com/apps/opsdashboard/index.html#/bda7594740fd40299423467b48e9ecf6

Comme vous le savez certainement déjà le virus se répand via les gouttelettes projetées lorsqu’une personne tousse ou éternue. Les symptômes d’une potentielle contagion sont dans la plupart des cas de la fièvre, la toux, des essoufflements ou des difficultés à respirer.

Y-a-t ’il des mesures à prendre en tant qu’employeur ?

Vous pouvez entreprendre plusieurs actions simples en tant que dirigeant de société pour veiller au mieux au bien-être de votre personnel, comme par exemple :

  • Informer correctement votre personnel sur la situation et mettre en place une procédure à respecter en cas de soupçon de contamination chez l’un de vos travailleurs. Un test en ligne a été mis en place, vous y accéder via le lien suivant : http://huis.vub.ac.be/corona/
  • Prendre les mesures adéquates pour les travailleurs partis en déplacement dans un pays fortement touchés par le virus et limiter les voyages d’affaires en fonction de leur nécessité et de la destination. Privilégier tant que possible les vidéoconférences.
  • Sensibiliser votre personnel sur l’importance d’une bonne hygiène et mettre éventuellement à leur disposition du gel désinfectant.
  • Conseiller au personnel d’éviter tant que possible les contacts physiques, tel que, les poignées de mains, baisers sur la joue, etc.

Dans certaines situations, l’employeur pourra avoir recours à l’introduction de chômage temporaire pour force majeure. Par exemple dans le cas d’un travailleur qui suite à son séjour à l’étranger est mis en quarantaine lors de son retour en Belgique. Il devra mentionner « CORONAVIRUS » comme motif lors de l’introduction électronique de la déclaration.

Vous pouvez également vous tournez vers votre Service de prévention et protection des travailleurs qui pourra certainement vous conseiller. Attentia a mis en place une « Check-list Planification de la Préparation à une Pandémie » que vous pouvez retrouver sur leur site internet.

Envoi des fiches fiscales

Comme chaque année, en tant qu’employeur, vous êtes tenus d’envoyer au fisc les fiches fiscales. Cette transmission de données doit se faire par voie électronique avant le 1er mars 2020 et reprend les informations concernant les revenus et indemnités 2019.

Il existe plusieurs modèles de fiches fiscales que vous pourrez retrouver à cet endroit :

https://finances.belgium.be/fr/entreprises/personnel_et_remuneration/avis_aux_debiteurs

Il s’agit évidemment de sélectionner le bon modèle selon le type de statut et le type d’indemnité. Par exemple, la rémunération d’un salarié se retrouvera dans une fiche 281.10 alors que celle d’un dirigeant d’entreprise devra se retrouver dans la 281.20.

Ces fiches reprennent les informations qui seront retranscrites par la suite dans les déclarations fiscales (revenu 2019 – exercice d’imposition 2020).

Attention, tout retard ou déclaration incomplète sera sanctionné par le fisc. Veillez donc à bien les rentrer à temps. Si vous travaillez avec un secrétariat social, celui-ci rentrera vos fiches fiscales selon les données dont il dispose.

L’Inspection sociale remet en place les contrôles éclairs pour 2020

En cette nouvelle année 2020, les services d’inspections ont prévu d’effectuer, comme l’an dernier, des contrôles éclairs. Les secteurs dit « à risque » sont ici visés par cette mesure. Il s’agit de l’horeca, le nettoyage, … Le but de ces interventions étant évidemment de lutter contre la fraude sociale.

Contrairement à 2019, aucune date précise n’a été fixée mais les contrôles ont été répartis par mois selon les différents secteurs. En voici la liste :

  • secteur du nettoyage : janvier 2020 ;
  • secteur de l’électrotechnique et la construction : mars 2020 ;
  • secteur de l’horeca : à confirmer ;
  • secteur des taxis et transports : mai 2020 ;
  • secteur de l’agriculture et l’horticulture : juillet 2020 ;
  • secteur des car-wash : septembre 2020 ;
  • secteur de la viande : novembre 2020.

Les contrôles sont organisés par le Service d’information et de recherche sociale (SIRS) qui regroupe tous les services de l’Inspection sociale (ONSS, INASTI, INAMI, ONEm, CLS, etc.) Il vous est possible de vous y préparer en consultant les check-lists disponibles sur le site du SIRS (https://www.sirs.belgique.be/fr/check-lists-controle).

Cependant, n’oubliez pas que les contrôles ordinaires continueront à être réalisés. Ceux-ci peuvent être annoncés ou non en fonction de ce qui doit être vérifié. Par ex. un contrôle effectué dans le but de vérifier la présence ou non de travail au noir ne sera pas annoncé au préalable.

L’équipe d’ESAPI peut vous aider dans la remise en ordre de votre dossier. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

Reporter des jours de congé?

Les congés légaux :

Il est interdit de renoncer ou de reporter des jours de congés légaux d’une année à l’autre.

Ecouler les jours de vacances légales est une obligation autant pour le travailleur que pour l’employeur. Si l’employeur ne peut établir qu’il a mis le travailleur en demeure de prendre ses vacances, il s’expose à des amendes pouvant aller jusqu’à 4000€ par travailleur.

Remarque : Si pour une raison de force majeure (ex : maladie), le travailleur se trouve dans l’impossibilité de prendre ses congés légaux avant le 31/12 de l’année en cours, l’employeur devra alors les lui payer.

Les congés extra-légaux :

En théorie, un travailleur qui bénéficie de vacances extra légales (p. ex liées à l’ancienneté) doit les épuiser avant le 31/12 de l’année en cours. Dans certaines circonstances (ex : maladie) il se trouve dans l’impossibilité de liquider ses congés.

S’il n’existe pas de règle au niveau du secteur c’est l’employeur qui décide de ce qu’il adviendra des congés non écoulés. L’employeur peut décider de les reporter, des les payer ou de les considérer comme perdus. Attention, ces dispositions doivent alors apparaître clairement dans le règlement de travail et contenir les règles, délais et procédures pour la prise de congés.

Pour plus de renseignements sur les congés annuels ou la mise à jour de votre règlement de travail, n’hésitez pas à prendre contact avec nous : info@esapi.be         

Engager dans les meilleures conditions…

Le début d’année peut parfois être très chargé et vous décidez d’engager pour faire face à un surcroit de travail. Voici quelques conseils et rappels afin de rédiger correctement une offre d’emploi et de préparer vos entretiens…

A introduire dans votre offre…

  1. N’hésitez pas à faire une brève description de votre entreprise et de sa philosophie. Il est important que le candidat puisse prendre connaissance de votre vision du travail et éventuellement se faire une idée de l’ambiance qui règne au sein de la société.
  2. Soyez bref et clair en ce qui concerne les compétences et diplômes requis par votre futur travailleur. Expliquez en quoi ces exigences sont importantes pour le poste à pourvoir.
  3. Il est important pour le travailleur d’avoir certaines informations concernant le package salariale et les conditions de travail.

Règles à respecter lors de la rédaction !

La loi interdit toute discrimination par rapport aux différents candidats. Vous ne pouvez, de ce fait, pas baser votre offre sur une préférence liée au sexe, à l’âge, à une nationalité, à l’état civil, etc. L’offre d’emploi ce doit d’être neutre et de faire preuve d’égalité de traitement.

Dans certaines situations une exception est possible lorsque l’on se retrouve face à une « exigence professionnelle essentielle et déterminante » (cf. les lois anti-discrimination).

Que pouvez-vous faire au moment de la sélection ?

De nos jours, la plupart des employeurs se rendent sur les réseaux sociaux pour se faire une idée du candidat avant de le recevoir en entretien. Les informations publiques peuvent également vous aider dans votre sélection, sans toutefois tomber à nouveau ici dans la notion de discrimination. Par exemple, l’orientation sexuelle d’un candidat ou sa position politique ne peuvent pas être des critères qui détermineront votre choix.

Et lors de vos entretiens ?

Veillez à ne pas outrepasser les limites. Tout n’est évidemment pas permis puisque vous devez respecter la vie privée du candidat. Il n’est par exemple pas autorisé d’exiger d’un candidat qu’il vous remette une fiche de paie de son actuel/ancien employeur.

Besoin d’aide ?

Si vous avez besoin d’un coup de pouce pour la rédaction d’une offre ou pour vos futurs entretiens d’embauche, n’hésitez pas à nous contacter !

En route pour 2020!

La fin de l’année étant toute proche, il est temps pour nous d’en faire le bilan !

2019 a été synonyme de nouveaux départs et de nouveaux projets ! Le monde des indépendants ne nous était pas tout à fait familier mais grâce à l’aide reçue, nous avons pu avancer et nous épanouir dans nos nouvelles fonctions. Notre parcours et nos nombreux questionnements quant à notre nouvelle activité, nous ont permis de cibler les besoins des indépendants et des PME. Etant nous même une petite structure, il était assez simple de déterminer les services qui seraient utiles à nos futurs clients.

Nous avons débuté avec le lancement de services RH, administratifs et de la petite communication. Le but étant toujours de décharger un maximum nos clients des tâches plus « administratives » pour leur permettre de se consacrer à leur réelle activité … leur métier tout simplement.

Peu après le lancement d’ESAPI et vu les très bons contacts entretenus avec nos clients, il nous a été demandé un service supplémentaire : l’ouverture d’un bureau de gestion sociale pour pouvoir aller plus loin dans notre démarche RH.

Venant toutes deux de ce domaine, c’est évidemment avec grand plaisir que nous avons sérieusement envisagé cette possibilité. Nous voilà donc à nouveau gestionnaire de paie en plus des autres services que nous continuerons à assurer.

Depuis le début de cette aventure, nous avons eu la chance de participer à tous types d’évènements. Nous y avons rencontré des personnalités issues de milieux très différents. Grâce à elles, nous avons pu adapter nos méthodes pour qu’elles puissent satisfaire aux exigences de tous.

En effet, il est essentiel pour nous de rester à l’écoute des besoins et attentes de nos partenaires. 

Pour toutes ces raisons et parce que nous aimons notre métier chaque jour un peu plus, nous remercions l’ensemble de nos clients pour la confiance qu’ils nous ont accordée et pour leur fidélité.

Nous vous souhaitons à tous d’ores et déjà d’excellentes fêtes de fin d’année !

A l’année prochaine !

L’équipe ESAPI !

NB: Et en bonus, rien que pour vous, notre photo de noël la plus kitsch!