Les employeurs face au Coronavirus

Depuis son apparition en Chine au mois de décembre, le coronavirus se propage un peu partout dans le monde. Actuellement, plusieurs cas ont été constatés en Belgique. Le lien suivant vous permet de suivre son évolution en temps réel :

https://gisanddata.maps.arcgis.com/apps/opsdashboard/index.html#/bda7594740fd40299423467b48e9ecf6

Comme vous le savez certainement déjà le virus se répand via les gouttelettes projetées lorsqu’une personne tousse ou éternue. Les symptômes d’une potentielle contagion sont dans la plupart des cas de la fièvre, la toux, des essoufflements ou des difficultés à respirer.

Y-a-t ’il des mesures à prendre en tant qu’employeur ?

Vous pouvez entreprendre plusieurs actions simples en tant que dirigeant de société pour veiller au mieux au bien-être de votre personnel, comme par exemple :

  • Informer correctement votre personnel sur la situation et mettre en place une procédure à respecter en cas de soupçon de contamination chez l’un de vos travailleurs. Un test en ligne a été mis en place, vous y accéder via le lien suivant : http://huis.vub.ac.be/corona/
  • Prendre les mesures adéquates pour les travailleurs partis en déplacement dans un pays fortement touchés par le virus et limiter les voyages d’affaires en fonction de leur nécessité et de la destination. Privilégier tant que possible les vidéoconférences.
  • Sensibiliser votre personnel sur l’importance d’une bonne hygiène et mettre éventuellement à leur disposition du gel désinfectant.
  • Conseiller au personnel d’éviter tant que possible les contacts physiques, tel que, les poignées de mains, baisers sur la joue, etc.

Dans certaines situations, l’employeur pourra avoir recours à l’introduction de chômage temporaire pour force majeure. Par exemple dans le cas d’un travailleur qui suite à son séjour à l’étranger est mis en quarantaine lors de son retour en Belgique. Il devra mentionner « CORONAVIRUS » comme motif lors de l’introduction électronique de la déclaration.

Vous pouvez également vous tournez vers votre Service de prévention et protection des travailleurs qui pourra certainement vous conseiller. Attentia a mis en place une « Check-list Planification de la Préparation à une Pandémie » que vous pouvez retrouver sur leur site internet.

Envoi des fiches fiscales

Comme chaque année, en tant qu’employeur, vous êtes tenus d’envoyer au fisc les fiches fiscales. Cette transmission de données doit se faire par voie électronique avant le 1er mars 2020 et reprend les informations concernant les revenus et indemnités 2019.

Il existe plusieurs modèles de fiches fiscales que vous pourrez retrouver à cet endroit :

https://finances.belgium.be/fr/entreprises/personnel_et_remuneration/avis_aux_debiteurs

Il s’agit évidemment de sélectionner le bon modèle selon le type de statut et le type d’indemnité. Par exemple, la rémunération d’un salarié se retrouvera dans une fiche 281.10 alors que celle d’un dirigeant d’entreprise devra se retrouver dans la 281.20.

Ces fiches reprennent les informations qui seront retranscrites par la suite dans les déclarations fiscales (revenu 2019 – exercice d’imposition 2020).

Attention, tout retard ou déclaration incomplète sera sanctionné par le fisc. Veillez donc à bien les rentrer à temps. Si vous travaillez avec un secrétariat social, celui-ci rentrera vos fiches fiscales selon les données dont il dispose.

L’Inspection sociale remet en place les contrôles éclairs pour 2020

En cette nouvelle année 2020, les services d’inspections ont prévu d’effectuer, comme l’an dernier, des contrôles éclairs. Les secteurs dit « à risque » sont ici visés par cette mesure. Il s’agit de l’horeca, le nettoyage, … Le but de ces interventions étant évidemment de lutter contre la fraude sociale.

Contrairement à 2019, aucune date précise n’a été fixée mais les contrôles ont été répartis par mois selon les différents secteurs. En voici la liste :

  • secteur du nettoyage : janvier 2020 ;
  • secteur de l’électrotechnique et la construction : mars 2020 ;
  • secteur de l’horeca : à confirmer ;
  • secteur des taxis et transports : mai 2020 ;
  • secteur de l’agriculture et l’horticulture : juillet 2020 ;
  • secteur des car-wash : septembre 2020 ;
  • secteur de la viande : novembre 2020.

Les contrôles sont organisés par le Service d’information et de recherche sociale (SIRS) qui regroupe tous les services de l’Inspection sociale (ONSS, INASTI, INAMI, ONEm, CLS, etc.) Il vous est possible de vous y préparer en consultant les check-lists disponibles sur le site du SIRS (https://www.sirs.belgique.be/fr/check-lists-controle).

Cependant, n’oubliez pas que les contrôles ordinaires continueront à être réalisés. Ceux-ci peuvent être annoncés ou non en fonction de ce qui doit être vérifié. Par ex. un contrôle effectué dans le but de vérifier la présence ou non de travail au noir ne sera pas annoncé au préalable.

L’équipe d’ESAPI peut vous aider dans la remise en ordre de votre dossier. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

Reporter des jours de congé?

Les congés légaux :

Il est interdit de renoncer ou de reporter des jours de congés légaux d’une année à l’autre.

Ecouler les jours de vacances légales est une obligation autant pour le travailleur que pour l’employeur. Si l’employeur ne peut établir qu’il a mis le travailleur en demeure de prendre ses vacances, il s’expose à des amendes pouvant aller jusqu’à 4000€ par travailleur.

Remarque : Si pour une raison de force majeure (ex : maladie), le travailleur se trouve dans l’impossibilité de prendre ses congés légaux avant le 31/12 de l’année en cours, l’employeur devra alors les lui payer.

Les congés extra-légaux :

En théorie, un travailleur qui bénéficie de vacances extra légales (p. ex liées à l’ancienneté) doit les épuiser avant le 31/12 de l’année en cours. Dans certaines circonstances (ex : maladie) il se trouve dans l’impossibilité de liquider ses congés.

S’il n’existe pas de règle au niveau du secteur c’est l’employeur qui décide de ce qu’il adviendra des congés non écoulés. L’employeur peut décider de les reporter, des les payer ou de les considérer comme perdus. Attention, ces dispositions doivent alors apparaître clairement dans le règlement de travail et contenir les règles, délais et procédures pour la prise de congés.

Pour plus de renseignements sur les congés annuels ou la mise à jour de votre règlement de travail, n’hésitez pas à prendre contact avec nous : info@esapi.be         

Engager dans les meilleures conditions…

Le début d’année peut parfois être très chargé et vous décidez d’engager pour faire face à un surcroit de travail. Voici quelques conseils et rappels afin de rédiger correctement une offre d’emploi et de préparer vos entretiens…

A introduire dans votre offre…

  1. N’hésitez pas à faire une brève description de votre entreprise et de sa philosophie. Il est important que le candidat puisse prendre connaissance de votre vision du travail et éventuellement se faire une idée de l’ambiance qui règne au sein de la société.
  2. Soyez bref et clair en ce qui concerne les compétences et diplômes requis par votre futur travailleur. Expliquez en quoi ces exigences sont importantes pour le poste à pourvoir.
  3. Il est important pour le travailleur d’avoir certaines informations concernant le package salariale et les conditions de travail.

Règles à respecter lors de la rédaction !

La loi interdit toute discrimination par rapport aux différents candidats. Vous ne pouvez, de ce fait, pas baser votre offre sur une préférence liée au sexe, à l’âge, à une nationalité, à l’état civil, etc. L’offre d’emploi ce doit d’être neutre et de faire preuve d’égalité de traitement.

Dans certaines situations une exception est possible lorsque l’on se retrouve face à une « exigence professionnelle essentielle et déterminante » (cf. les lois anti-discrimination).

Que pouvez-vous faire au moment de la sélection ?

De nos jours, la plupart des employeurs se rendent sur les réseaux sociaux pour se faire une idée du candidat avant de le recevoir en entretien. Les informations publiques peuvent également vous aider dans votre sélection, sans toutefois tomber à nouveau ici dans la notion de discrimination. Par exemple, l’orientation sexuelle d’un candidat ou sa position politique ne peuvent pas être des critères qui détermineront votre choix.

Et lors de vos entretiens ?

Veillez à ne pas outrepasser les limites. Tout n’est évidemment pas permis puisque vous devez respecter la vie privée du candidat. Il n’est par exemple pas autorisé d’exiger d’un candidat qu’il vous remette une fiche de paie de son actuel/ancien employeur.

Besoin d’aide ?

Si vous avez besoin d’un coup de pouce pour la rédaction d’une offre ou pour vos futurs entretiens d’embauche, n’hésitez pas à nous contacter !

En route pour 2020!

La fin de l’année étant toute proche, il est temps pour nous d’en faire le bilan !

2019 a été synonyme de nouveaux départs et de nouveaux projets ! Le monde des indépendants ne nous était pas tout à fait familier mais grâce à l’aide reçue, nous avons pu avancer et nous épanouir dans nos nouvelles fonctions. Notre parcours et nos nombreux questionnements quant à notre nouvelle activité, nous ont permis de cibler les besoins des indépendants et des PME. Etant nous même une petite structure, il était assez simple de déterminer les services qui seraient utiles à nos futurs clients.

Nous avons débuté avec le lancement de services RH, administratifs et de la petite communication. Le but étant toujours de décharger un maximum nos clients des tâches plus « administratives » pour leur permettre de se consacrer à leur réelle activité … leur métier tout simplement.

Peu après le lancement d’ESAPI et vu les très bons contacts entretenus avec nos clients, il nous a été demandé un service supplémentaire : l’ouverture d’un bureau de gestion sociale pour pouvoir aller plus loin dans notre démarche RH.

Venant toutes deux de ce domaine, c’est évidemment avec grand plaisir que nous avons sérieusement envisagé cette possibilité. Nous voilà donc à nouveau gestionnaire de paie en plus des autres services que nous continuerons à assurer.

Depuis le début de cette aventure, nous avons eu la chance de participer à tous types d’évènements. Nous y avons rencontré des personnalités issues de milieux très différents. Grâce à elles, nous avons pu adapter nos méthodes pour qu’elles puissent satisfaire aux exigences de tous.

En effet, il est essentiel pour nous de rester à l’écoute des besoins et attentes de nos partenaires. 

Pour toutes ces raisons et parce que nous aimons notre métier chaque jour un peu plus, nous remercions l’ensemble de nos clients pour la confiance qu’ils nous ont accordée et pour leur fidélité.

Nous vous souhaitons à tous d’ores et déjà d’excellentes fêtes de fin d’année !

A l’année prochaine !

L’équipe ESAPI !

NB: Et en bonus, rien que pour vous, notre photo de noël la plus kitsch!

5 CHANGEMENTS POUR LES EMPLOYEURS BELGES EN 2020

  1. Si vous souhaitez engager pour la première fois et que vous remplissez toutes les conditions, vous bénéficiez jusqu’au 31/12/2020 de la réduction plan +1 (soit, une exonération des cotisations patronales de base sur le premier travailleur engagé).
  2. Plusieurs secteurs sont indexés annuellement en janvier, dont la CP 200 qui est l’une des commissions paritaires les plus représentées en Belgique.
  3. En 2020, les voitures de société coûteront plus cher (augmentation de la taxe CO, frais moins déductibles en ce qui concerne le carburant et la voiture elle-même). Les fausses hybrides sont, elles aussi, fiscalement moins intéressantes.
  4. Bonne nouvelle, les plafonds du bonus non récurrent lié au résultat (payé en 2020) augmentent dès janvier.
    • L’exonération sociale passe de 3383€ en 2019 à 3413€ en 2020.
    • Le plafond fiscal passe, quant-à-lui de 2942€ en 2019 à 2968€ en 2020.
  5.  Dès janvier, les stagiaires pour lesquels vous ne payez pas de cotisations sociales, devront également être couverts par une assurance accident du travail.  

Pour plus de renseignements sur les changements de 2020: info@esapi.be

Cadeaux et prime de fin d’année

En décembre, bon nombre d’employeurs se posent la question de la rémunération de fin d’année : mes salariés ont-ils droit à une prime? Quels cadeaux de fin d’année puis-je leur octroyer pour que cela reste intéressant pour mon entreprise?  

 LA PRIME DE FIN D’ANNEE

Le droit à la prime de fin d’année n’est ni réglementée par une loi, ni par une CCT conclue au sein du Conseil National du Travail. Il n’existe donc pas de règle générale.

Comment savoir si vos travailleurs bénéficient alors au droit à la PFA ? Dans la majorité des secteurs, des CCT sectorielles sont établies. Ces conventions régissent ainsi les règles et conditions pour bénéficier au droit à la prime de fin d’année. Les conditions d’octroi et modes de calcul sont propres à chaque secteur.

Dans certains cas, quand rien n’est prévu au niveau du secteur, des règles sont mises en place directement au sein de l’entreprise.

LES CADEAUX D’ENTREPRISE

Sous certaines conditions, les cadeaux en nature, en espèce ou sous forme de chèque-cadeau ne sont pas assimilés à de la rémunération et sont donc exonérés d’impôt et de cotisations sociales.

Dans le cadre des fêtes de fin d’année uniquement les conditions à respecter sont :

  • Cadeaux octroyés pour les fêtes (St-Nicolas, Noël et Nouvel An) ;
  • Montant annuel plafonné à 40€/travailleur (majoré de 40€/enfant à charge) ;
  • Les chèques cadeaux sont échangés auprès des entreprises qui ont conclu un accord avec les émetteurs ;
  • La validité des chèques cadeaux est d’un an maximum et ne peuvent pas être échangés contre de l’argent  ni totalement ni partiellement.

Attention, si la valeur du cadeau dépasse le plafond de 40€ ou si le cadeau est octroyé lors d’autres occasions que celles mentionnées ci-dessus, la valeur totale sera soumise au calcul des cotisations sociales.

La valeur de ces présents n’est pas prise en compte pour le calcul de l’indemnité de rupture, du pécule ou de la PFA.

Les montants mentionnés ci-dessus sont déductibles fiscalement pour l’employeur pour autant que certaines conditions soient respectées.

Pour plus de renseignements sur la prime et les cadeaux de fin d’année, n’hésitez pas à prendre contact avec nous : info@esapi.be

Vous envisagez un changement de secrétariat social?

Si vous êtes employeur, vous êtes probablement affilié à un secrétariat social pour la gestion salariale de votre personnel.

N’oubliez pas que si vous envisagez de changer de prestataire, vous devez vous y prendre plusieurs mois à l’avance. Les délais de résiliation imposés par les secrétariats sociaux peuvent s’avérer assez longs.  Nous pouvons vous aider et vous accompagner dans ce processus.

ESAPI vous propose un service de payroll/gestion du personnel de proximité, personnalisé et adapté à vos besoins.

Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter : info@esapi.be

ESAPI : votre nouveau bureau de gestion sociale

Après plusieurs mois de réflexion et de travail, nous pouvons enfin vous l’annoncer : ESAPI élargit ses activités et devient bureau de gestion sociale !

En quoi cela consiste ? Nous nous occupons de toute la gestion administrative des salaires et du personnel de A à Z :

Concrètement, nous prenons en charge :

  • L’affiliation aux différents services obligatoires en tant qu’employeur ;
  • Le calcul de la paie ;  
  • La recherche et la demande de subsides liés à l’engagement de personnel (SESAM, APE, etc) ;
  • L’établissement des dimonas et des contrats de travail de tous types ;
  • Les procédures de licenciement et l’établissement de documents y afférant ;
  • L’établissement et l’envoi du précompte et de l’ONSS ;
  • L’envoi de DRS (chômage, mutuelle, etc) ;
  • La commande de Chèques-Repas et Eco-chèques ;
  • Les conseils en optimisation salariale (réductions onss, impulsion, CFI, etc) ;
  • Les conseils en législation sociale ;
  • La ventilation comptable, l’établissement des fiches fiscales et relevés 325 ainsi que du bilan social ;
  • Etc

En tant que partenaire dans la gestion de votre personnel, nous nous engageons également à vous tenir informé de tous changements survenant dans votre CP et ayant un impact sur votre entreprise.

Nos autres services restent également disponibles.

Pour plus de renseignements sur nos activités, n’hésitez pas à nous contacter : info@esapi.be