Nouvelles règles concernant l’indemnité de frais en cas de télétravail

 Suite à la crise du coronavirus, le télétravail est devenu obligatoire pour une grande majorité des travailleurs. Cependant, les règles relatives aux indemnités de télétravail n’ont pas toujours été adaptées à cette nouvelle réalité.

Le 26 février 2021, le fisc a publié la version finale de sa circulaire. Cette dernière concerne les indemnités ou dépenses qui peuvent être remboursées aux travailleurs sans être soumises au précompte professionnel.

Début mars, l’onss a indiqué qu’il appliquera également l’interprétation du fisc aux cotisations de l’ONSS.

Au 01/01/2021 les règles sont donc les même au niveau du FISC et de l’ONSS. Elles resteront d’application après la crise du corona.

Que dit cette circulaire ?

En télétrévaillant, les travailleurs sont exposés à des frais de bureaux. Ceux-ci peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur grâce notamment, à une indemnité forfaitaire.

L’indemnité forfaitaire de bureau décrite dans la circulaire couvre tous les frais de bureauCes frais sont les dépenses qu’un employeur doit également engager sur le lieu de travail pour la bonne exécution des prestations.

Sont, par exemple, compris dans l’indemnité forfaitaire de bureau :

  • l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
  • les fournitures informatiques et d’impression (ne sont pas visés ici l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
  • les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.) ;
  • les fournitures de base telles que l’eau, l’électricité et le chauffage ;
  • les frais d’entretien ;
  • les frais d’assurance ;
  • le précompte immobilier ;
  • le café, l’eau, les rafraîchissements.

Quel est le montant de l’indemnité forfaitaire ?

Le fisc et l’ONSS acceptent que l’employeur accorde une indemnité forfaitaire de bureau d’un montant maximum de 129,48 euros par mois (144.31€ pour le deuxième trimestre 2021). Si vous accordez un tel montant, il est exonéré d’impôt et de cotisations de sécurité sociale. Vous pouvez également accorder un montant moins important.

Vous pouvez ajuster ce montant au pro rata pour vos travailleurs à temps partiel, mais ce n’est pas obligatoire.

Vous pouvez aussi continuer à verser l’indemnité forfaitaire pendant les vacances annuelles du travailleur.

Lorsque le montant mensuel octroyé est supérieur au montant maximum et qu’aucune pièce justificative n’est fournie pour justifier la hauteur de ce montant, la partie imposable de l’indemnité, à savoir la partie de l’indemnité dépassant le montant maximum, est soumise au précompte professionnel.

L’employeur peut-il également rembourser le matériel de bureau (mobilier et équipement) ?

L’employeur peut accorder, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau :

–      une indemnité d’un montant maximal de 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés, et

–      une indemnité d’un montant maximal de 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques, ou

–      une indemnité d’un montant maximal de 10 euros par mois (5 euros par élément) pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels, sans ordinateur privé.

L’employeur peut aussi indemniser séparément le mobilier de bureau du travailleur. Il n’y a pas  de frais forfaitaires fixés à cet égard. L’employeur doit donc les indemniser à leur valeur réelle, et également avoir les pièces justificatives nécessaires à cet effet.

A qui s’adresse la circulaire ?

Aux travailleurs des secteurs public et privé, qui travaillent de manière structurelle et régulière à domicile. On entend par télétravail structurel et régulierl’équivalent d’une journée de travail par semaine. Ne sont donc pas concernés, les travailleurs qui effectuent occasionnellement du travail à domicile ou qui allument leur PC le soir en rentrant. En outre, le télétravail n’existe que si le travailleur travaille à domicile aux moments stipulés dans le contrat.

Les dirigeants d’entreprise et les travailleurs aux régimes spéciaux (ex : cadres étrangers, salary split, etc ) ne sont pas  concernés par cette mesure.

Pour plus de renseignements : info@esapi.be

Sources :

  • Sécurité sociale
  • Circulaire 2021/C/20 relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail

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